DESCRIÇÃO DE CARGOS

 

 

A Descrição de Cargos é a base de todo o sistema de Administração de Cargos e Salários. Pois, a partir da descrição é que os cargos serão avaliados. Portanto, a descrição deverá ser sucinto, direto e claro, de maneira que qualquer um leigo leia e entenda. Por outro lado, vários outros setores da Administração de Recursos Humanos poderão ser beneficiados com a utilização da Descrição de Cargos, tais como:

 

·      a área de Treinamento poderá desenvolver seus programas com base na avaliação das necessidades e nas especificações analisadas por meio da descrição;

·      os programas de Seleção de Pessoal poderão basear seus critérios para grupos de funções mais específicos;

·      plano de promoção mais realistas poderão ser desenvolvidos;

·      o recrutamento de candidatos a emprego poderá ser orientado de maneira mais precisa;

·      exigência do art. 2º, da Medida Provisória nº 1.523, de 11/10/96, DOU de 14/10/96, que manda entregar uma cópia da descrição de cargos (perfil profissiográfico) no ato do desligamento do empregado;

·      outros.

 

 

A Descrição de Cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem um cargo.

 

Tecnicamente:

 

·      CARGO é um conjunto de funções semelhantes, na maioria dos aspectos mais importantes das tarefas que as compõem.

 

·      FUNÇÃO é um agregado de tarefas e responsabilidades atribuídas a um empregado.

 

·      TAREFA é um conjunto de elementos que requer o esforço humano para determinado fim.

 

 

A chave para se descrever um determinado cargo está fundada em 4 perguntas básicas, ou sejam:

 

·      o que você faz ?

·      como você faz isso ?

·      para que você faz isso ?

·      o que mais você faz ?

 

O que o empregado faz: compreende toda a atividade física e mental desenvolvida pelo empregado para realizar um determinado trabalho. Começa-se sempre por um verbo presente, da 3ª pessoa do singular. Exemplo: organiza, executa, empurra, arquiva, etc.

 

Como o empregado faz: compreende os métodos usados pelo ocupante do cargo para desempenhar o trabalho, indicam como o cargo é executado em suas finalidades. Coloca-se a palavra no gerúndio. Exemplo: observando, realizando, anotando, preenchendo, etc.

 

Por que o empregado faz: justifica a finalidade do cargo. Normalmente se utiliza palavras como: a fim de, para, com a finalidade de, etc.

 

O que mais o empregado faz: dá a continuidade na exploração de dados do empregado.

 

 

Assim, através destas quatro perguntas, fundamentais e progressivas, é possível descrever qualquer cargo na sua empresa.

 

Exemplo:

 

Vamos descrever o cargo de Ferramenteiro:

 

·      O quê você faz ?

- fabrico, conservo e reparo as ferramentas.

 

·      Como você faz isso ?

- utilizo matrizes, estampos e gabaritos.

 

·      Para que você faz isso ?

- para cortar, repuxar, modelar, facilitar a usinagem.

 

·      O que mais faz ?

- monto as peças.

 

·      Como se faz ?

- utilizando ferramentas com limas, serras, talhadeiras, bedames, martelos, punções, riscadores, graminhos, etc.

 

·      Para que faz ?

- para montar o conjunto.

 

·      O que mais ?

- Executa nas superfícies das peças.

 

·      Para quê faz ?

- Para dar acabamento.

 

·      O que mais ?

...

 

Conteúdo da Descrição de Cargos:

 

As descrições de cargos tem basicamente o conteúdo a seguir discriminado, embora cada empresa adote a forma e o conteúdo que melhor lhe convier.

 

·      título do cargo, conforme nomenclatura adotada pela empresa;

·      título do cargo provisório, durante as avaliações de cargos;

·      setor onde se encontra o cargo descrito;

·      descrição sumária, isto é, descrição genérica e a natureza do cargo, sem entrar em pormenores, de modo a situar o mesmo dentro do contexto geral das atividades da empresa;

·      descrição detalhada, isto é, o texto onde se enumeram as tarefas componentes dos cargos, de preferência em ordem de importância, de modo relativamente minucioso, enfatizando “o que é feito”, “como é feito” (método de trabalho, máquinas, equipamentos e os meios em geral); e “por que é feito” (qual a finalidade da tarefa).

 

 

Princípios para elaboração:

 

Para elaboração da descrição de cargos, recomenda-se observar alguns princípios básicos:

 

·      evite, ao máximo, a utilização de termos e expressões indefinidos;

·      comece cada sentença com um verbo que indique uma ação do empregado, isto é, um verbo funcional;

·      mencione as características do cargo e não do seu ocupante;

·      use exemplos, se eles puderem esclarecer;

·      não externe a sua opinião, afirmando, por exemplo, isto é importante, sem colocar a razão dessa opinião;

·      sempre que possível, atribua valores às coisas;

·      verifique e revise o texto da descrição de cada tarefa, assegurando-se que em todos os casos foram respondidos “o quê”, “como” e “por quê”;

·      todas as descrições devem ser elaboradas observando-se estilo uniforme, sucinto e direto;

·      compor as frases em estilo direto;

·      omitir vocábulos pouco descritivos;

·      omitir ao máximo o uso de adjetivos qualificativos e quantitativos;

·      cada descrição é uma e distinta;

·      toda descrição deve ser clara e concisa;

·      a descrição deve ser suficientemente detalhada;

·      o conteúdo de uma descrição deve ser livre de detalhes pouco explicativos e de banalidades que não contribuem para sua melhor interpretação;

·      a boa descrição é aquela que um leigo consegue compreender sem dificuldades;

·      termos técnicos devem ser definidos ou, quando possível, evitados a fim de tornar clara uma descrição;

·      a descrição de cada tarefa deve começar com verbos ativos que melhor definam a ação requerida do seu ocupante;

·      descrever o cargo e não o desempenho do empregado.

 

 

Normas gerais para compilar descrições de cargos:

 

·      A descrição de cargo é final e, portanto, deve ser a mais clara e concisa, pois servirá como base para um série de atividade de pessoal.

·      Cada descrição é uma e distinta. As tarefas ali inclusas compreendem um cargo em toda a extensão de seu significado.

·      Toda descrição deve ser clara e concisa. Termos vagos e construções prolixas ou pobres devem ser banidos da boa descrição.

·      A descrição deve ser suficientemente detalhada para que seu conteúdo total possa ser compreendido inteiramente, livre de dúvidas sobre possíveis omissões, a bem de textos excessivamente sumários.

·      O conteúdo de uma descrição deve ser livre de detalhes pouco explicativos e de banalidades que não contribuam para a sua melhor interpretação.

·      A boa descrição é aquela que um leigo consegue compreender sem dificuldades.

·      Termos técnicos devem ser definidos ou, quando possível, evitados, a fim de tornar mais clara uma descrição.

·      A descrição de cada tarefa deve começar com verbos ativos que melhor definam a ação requerida do seu ocupante, sempre usados na terceira pessoa do indicativo;

·      A descrição não deve conter indicativos das qualificações exigidas do empregado. A segunda parte, especificações, se destina justamente a este propósito.

·      Cada tarefa deve receber tratamento descritivo tal que se faça entender o que é feito, como e por que é feito.

·      As tarefas devem ser divididas por ordem de importância, ou cronologicamente, conforme sua variedade e complexidade.

·      Simultaneamente, as tarefas devem ser separadas em diárias, periódica e ocasionais.

·      A análise de especificações do cargo deve conter o grau em que cada fator é exigido, sua duração e as tarefas em que aparecem.

·      Descrever o cargo e não o empregado.   

 

 

MÉTODOS DE OBTENÇÃO DAS INFORMAÇÕES

 

Basicamente existem 4 métodos, os quais são:

 

·      entrevista;

·      questionário;

·      observação; e

·      métodos combinados.

 

 

Entrevista:

 

 

A entrevista é uma conversação dirigida a um propósito definido de não uma simples conversa informal.

 

A elaboração da descrição de cargos começa com uma entrevista pessoal com o ocupante do cargo em questão e termina numa descrição escrita, com base nas informações obtidas.

 

Para isso é necessário compreender que tipo de informações precisamos obter durante a entrevista e quais as técnicas que devemos utilizar para coletá-las.

 

Basicamente temos:  INFORMAÇÕES => ENTREVISTA => DESCRIÇÃO

 

Precisamos desenvolver também uma postura de empatia colocando-nos no lugar do empregado que estamos entrevistando, evitando preconceitos, respeitando o entrevistado e procurando, assim, conquistar sua confiança.

 

Outro fenômeno que devemos evitar é o da “transferência”, que é a tendência do entrevistador de projetar em seu interlocutor suas idéias e sentimentos.

 

Para obter as informações necessárias, a principal ferramenta de trabalho do entrevistador é a pergunta.

 

Sua perfeita função depende de um verdadeiro artesanato, que vai se desenvolvendo com o passar do tempo.

 

Perguntar é uma arte que requer técnica, intuição e treinamento.

 

A preparação de uma entrevista consiste em:

 

·      ouvir a chefia sobre as atividades desempenhadas no órgão;

·      selecionar os empregados a serem entrevistados;

·      ser apresentado ao empregado pela chefia imediata.

 

A entrevista deve iniciar-se com um cumprimento receptivo, maneiras francas e cordiais, um sorriso sincero, desenvolvendo um clima de confiança. A este processo dá-se o nome de “rapport”. É, em suma, a relação em que o empregado toma a liberdade de falar livremente. No “rapport” deve-se evitar exageros, artifícios com maneiras extravagantes, malícia, etc.

 

Isto tudo porque a entrevista cria uma expectativa no empregado e faz com que ele se coloque numa postura defensiva.

 

É muito importante, portanto, que desde logo o Analista informe a finalidade da entrevista e, se necessário, justifique o por quê da empresa requer essas informações.

 

Eliminadas as dúvidas, num clima mais ameno, inicia-se coleta de informações.

 

Quando o trabalho é manual, o empregado deve mostrar “o que faz” e “como faz”, junto aos equipamentos ou ferramentas que opera.

 

Será aconselhável pedir que o empregado discrimine as tarefas:

 

·      por ordem cronológica;

·      por ordem de importância;

·      se são tarefas diárias, periódicas ou ocasionais.

 

Quando o trabalho é de escritório a entrevista deve ser feita junto a mesa do empregado, consultando formulários, relatórios, gráficos, manuais, máquinas utilizadas, etc., para um perfeito entendimento do conteúdo do cargo.

 

Já os cargos técnicos são muito variados: há os Projetistas que trabalham sobre uma prancheta, há os Técnicos de Operação que se deslocam continuamente.

 

Para os Projetistas a entrevista deverá ser como para cargos de escritório, junto aos seus instrumentos de trabalho e para os Técnicos, o Analista deverá percorrer os locais onde o empregado trabalha, para conhecê-los. Nas áreas operacionais, o Analista deve precaver-se com o uso de todas as medidas de segurança estabelecidas.

 

A técnica de interrogar:

 

A técnica de interrogar o entrevistado:

 

·      evitar confusão: as perguntas devem ser feitas uma de cada vez, como também os assuntos específicos a serem tocados;

·      evitar “interrogatório policial”: o empregado deve sentir-se o centro das atenções, sem contudo perceber que está sendo submetido a um tratamento que pode parecer brusco ou irreverente;

·      evitar perguntas orientadoras: não forçar o sentido das respostas ou duplo sentido com perguntas como: o seu trabalho é difícil não é mesmo ? ou o seu trabalho é fácil, não é?

·      estimular o entrevistado a raciocinar e dar argumentos e idéias lógicas com perguntas como: o que o Sr. Me diz da complexidade do seu trabalho ?;

·      evitar respostas monossilábicas e aquelas que pareçam óbvias;

·      manter um equilíbrio certo nas interrogações, evitando perguntas ingênuas ou exíguas de conteúdo, que podem prejudicar o andamento da entrevista.

 

A outra etapa da entrevista procura enfocar o grau em que certos fatores são exigidos para o desempenho correto do cargo.

 

Alguns fatores analisados são os que se referem a:

 

·      requisitos mentais;

·      requisitos físicos;

·      responsabilidades;

·      condições de trabalho.

 

Esta é uma etapa que deve ser conduzida com muito cuidado, já que a opinião do empregado pode ser relativa, dada a sua posição de interessado direto.

 

Cabe ao Analista obter informações indiretas, que deverá complementar com suas impressões pessoais. Assim, ao invés de perguntar qual o nível de escolaridade exigido pelo cargo, o Analista deve pesquisar quais os conhecimentos teóricos específicos requeridos por cada tarefa. Ao final, o Analista  estará apto a estimar o nível escolar equivalente aos conhecimentos informados.

 

A análise deve se concentrar nos requisitos exigidos basicamente pelo cargo e não nos eventuais qualificativos de um determinado empregado.

 

Anotações:

 

Tomar notas é essencial. Enquanto o entrevistado estiver falando, o Analista deve ouvir, tomar notas sobre o que irá necessitar depois de planejar a próxima pergunta.

 

Não será possível anotar tudo o que for dito, portanto é necessário que o Analista desenvolva um método próprio de abreviações de palavras e de uso de sinais gráficos significativos, de forma que possa entender o que escreveu, anotando o que é realmente importante.

 

 

Encerramento da entrevista:

 

Quando o Analista estiver certo de que obteve todas as informações que necessita, conclui a entrevista de uma forma positiva, certo de que conseguiu despertar simpatia no entrevistado, informando que em caso de dúvida voltará a pedir sua ajuda e colocando-se à disposição para qualquer esclarecimento ou informação que este necessitar.

 

Para complementar a análise dá-se, à chefia imediata do entrevistado, um retorno dos dados levantados.

 

O Analista procurará detectar os pontos em que o chefe sobrestima seus subordinados e tentará contornar tais situações através de fatos concretos e comparação com outros cargos semelhantes da organização.

 

Ao final o chefe deverá assinar a descrição consensada, e, em casos de divergências, estas deverão ser anotadas como observações.

 

 

Problemas que podem ser encontrados:

 

O Analista deve ter certa flexibilidade diante das mais variadas posturas ou vários tipos de empregados que serão entrevistados:

 

·      haverá tipos positivos que procurarão colaborar todo o tempo;

·      os curiosos ou desconfiados demorarão a assentir em cooperar;

·      haverá aqueles que, no momento, passam por problemas pessoais e poderão embaraçar a entrevista (podem se recusar a prestar informações). Neste caso, embora o Analista não deva insistir, deverá esclarecer as vantagens que advirão do processo);

·      haverá aqueles que vão querer saber se terão vantagens salariais ou funcionais;

·      outros poderão fazer críticas construtivas a problemas de métodos, processos, normas, etc.

 

O importante, em qualquer destes casos, é o Analista manter sempre uma atitude discreta, procurando evitar choques e comentários com terceiros sobre o que for discutido individualmente. O não compromisso é a melhor atitude. Qualquer partidarismo ocasionará antipatias e conflitos, de um ou outro lado.

 

 

 

Questionário:

 

É um método eficaz, dinâmico e econômico, pois permite, num menor espaço de tempo, a obtenção de informações sobre os cargos em análise, principalmente quando forem de origem rotineiras e burocráticas. Porém, sua elaboração está condicionada ao princípio de permitir respostas corretas e utilizáveis.

 

O questionário deve:

 

·      ter uma redação clara e concisa;

·      possuir questões simples e objetivas;

·      ser lógico;

·      ser dirigido à pessoas que conheçam suas funções;

·      ser acompanhado de manual para preenchimento.

 

 

Veja o modelo abaixo:

 

QUESTIONÁRIO DE DESCRIÇÃO DE CARGOS

 

NOME:

CARGO:

DIVISÃO:

DEPTO/SETOR:

ADMISSÃO:

SUPERIOR IMEDIATO:

 

 

OBJETIVOS

 

Objetivamos através da análise das informações contidas neste questionário, realizar um estudo das características do cargo que você ocupa, visando obter elementos que venham implementar a descrição do seu cargo.

 

 

 

INSTRUÇÕES

 

a) leia inicialmente o questionário como um todo;

b) prepare um rascunho considerando suas funções separadamente a fim de melhor esquematizá-las;

c) use parágrafos objetivos e claros, iniciando as sentenças com um verbo sempre no presente, eliminado todas as palavras desnecessárias e duvidosas tais como: várias, inúmeras, diversas, etc.;

d) preencha à máquina ou letra de forma todas as informações solicitadas;

e) descreva suas funções tal como você as desempenha, sem estendê-las ao passado ou futuro, e considerando sempre OQUE FAZ, COMO FAZ e POR QUÊ FAZ conforme exemplo abaixo:

 

EXEMPLO:

 

O QUE FAZ

COMO FAZ

POR QUÊ FAZ

Faço apropriação dos pagamentos registrados no Boletim Diário do Caixa,

agrupando os valores por tipo de despesas e efetuando os lançamentos de acordo com o plano de contas,

a fim de informar à seção de contas a pagar, a posição mensal de pagamentos.

Recomendo o uso de lubrificantes apropriados a cada máquina,

emitindo as ordens diárias de lubrificação,

visando melhor rendimento das mesmas.

 

 

TAREFAS DIÁRIAS

 

O QUE FAZ

COMO FAZ

POR QUÊ FAZ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TAREFAS PERIÓDICAS (SEMANAIS, QUINZENAIS, MENSAIS)

 

O QUE FAZ

COMO FAZ

POR QUÊ FAZ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TAREFAS OCASIONAIS (SEMESTRAIS, ANUAIS, EVENTUAIS)

 

O QUE FAZ

COMO FAZ

POR QUÊ FAZ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CITE AS MÁQUINAS OU EQUIPAMENTOS QUE UTILIZA PARA EXECUTAR O TRABALHO (TIPO, MODELO, ETC)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

assinatura do empregado

 

assinatura do superior

 

 

Observação:

 

Permite observar todo o fluxo de um trabalho, durante sua execução, registrando os aspectos mais relevantes para análise final. Porém, é mais utilizado para análise cujo conteúdo funcional envolva operações manuais, sendo muito mais viável quando utilizado combinadamente com outros métodos.

 

Algumas empresas têm utilizado filmadoras para registrar as atividades dos funcionários. Porém, achamos que podem inibi-los.

 

 

Combinado:

 

É o método que demonstra o melhor resultado, uma vez que podemos aproveitar os pontos positivos dos demais apresentados anteriormente.

 

Várias são as combinações que podem ser idealizadas, dentre elas destacamos como principal a:

 

ENTREVISTA => QUESTIONÁRIO => OBSERVAÇÃO

 

Esta combinação nos propiciará diversas vantagens, entre as quais destacamos:

 

·      o contato direto com os ocupantes dos cargos (entrevista);

·      ter em mãos um roteiro rico em detalhes a serem pesquisados (Questionário);

·      a oportunidade de verificação direta de como são desenvolvidas e concluídas as etapas dos trabalhos executados (observação).